Cómo conseguir que te contesten a un correo
¿No te ha sucedido alguna vez que envías un correo eléctronico…y nadie te responde? ¿Y que en algunas ocasiones debemos mandar el correo dos o tres veces para que esa persona nos conteste?
Que te suceda algo así es muy molesto, pues interrumpe tus flujos de trabajo esperando que esa persona te responda. Pero existen ciertas técnicas que te ayudarán a conseguir que te respondan hasta tus contactos más ocupados.
9 técnicas para escribir correos y que te respondan
1. Escribe un asunto que describa las razones de tu email
Tu asunto debe subrayar las razones por las que estás enviando ese correo electrónico. El asunto debe ser claro e incentivar a tu receptor a que lo abra y lo lea. Evita incluir frases completas.
Algunos ejemplos de asuntos: «Reunión el lunes 29 a las 9:30», «Preguntas sobre el post de la tasa de rebote«, «Nuevos datos: el 85% de los usuarios de las RRSS están enganchados».
2. Ve al grano
Explica de forma concisa en las primeras frases de tu correo el motivo de tu email para que el lector sepa inmediatamente qué se le está pidiendo.
Un buen formato de correo electrónico seguiría el siguiente orden:
- Saludo
- Motivos del correo
- Detalles
- CTA
- Despedida
Este tipo de formato ayuda a que tu lector continúe leyendo y no se distraiga con detalles irrelevantes.
3. Utiliza lenguaje básico
Evita utilizar lenguaje demasiado específico o propio de la industria para mantener tu mensaje claro, sencillo y breve. Cuando más fácil sea tu correo, más posibilidades tendrás de que te respondan. Si alguna de tus frases requieren más de una coma, considera dividirla en dos oraciones más cortas.
4. Usa números
Se ha demostrado que escribir los números en cifras (57) en lugar de en letras (cincuenta y siete) atrae más la atención de los lectores al realizar el escaneado rápido del correo.
Los datos estadísticos le proporcionan mayor credibilidad a tu correo y el lector puede sentirse más obligado a responder.
Las listas numeradas también ayudan visualmente a tu receptor, cuando escribas algo con varios datos, intenta listarlo.
5. Sé lo más breve posible
Cuanto más breve sea tu correo electrónico, más posibilidades tendrás de que te respondan. Los emails cortos ahorran tiempo de lectura y respuesta a tu receptor, permitiéndole ser más productivo en su trabajo.
La longitud ideal es inferior a 200 palabras. La velocidad de lectura media de una persona es de 200 palabras por minuto, lo que permitirá al lector leer tu correo en un minuto.
6. Utiliza listas
Usa listas o listas numeradas para organizar tu correo siempre que sea posible.
- Las listas no necesitan oraciones completas, puedes usar pocas palabras y obtendrás el mismo resultado
- Pueden ayudar a mantener la atención del lector rompiendo su monotonía
- Sirven para ordenar los pasos de un proceso
7. Relevante para tu receptor
Que la información que contenga el correo sea relevante para ti no implica que sea relevante para el que lo recibe. Necesitas asegurarte de que encuentra tu email tan importante como tú.
Incluye las razones por las que le demandas su respuesta, eso hará más probable que su respuesta sea positiva, ya que entenderá tu punto de vista.
8. Haz clara tu petición
Establece de forma clara qué le solicitas al receptor para que le resulte sencillo responderte.
Utilizando el formato que definimos en el apartado 2, comienza explicando la razón por la que estás enviando tu correo, dale los detalles, cuéntale por qué es necesaria su participación y realiza una petición clara sobre los siguientes pasos a seguir.
9. Aprende cuándo debes utilizar el offline
A veces es mejor realizar una llamada de teléfono, tener una reunión cara a cara, realizar un Skype o utilizar una plataforma de mensajería instantanea como Slack.
Si al redactar tu correo descubres que es demasiado largo, complicado o requiere de una respuesta rápida, es mejor que utilices otros medios offline.